Campingplatz verwalten: Wo die Zeit verloren geht

Als ich anfing, CampsiteHero zu bauen, war das Ziel klar: Der Betreiber unseres Platzes, auf dem ich selbst Dauercamper bin, sollte so schnell wie möglich eine Software bekommen, die zu seinem Platz passt. Ein kleinstmöglicher Prototyp, fertig in drei Monaten. Daraus ist seit Februar 2026 deutlich mehr geworden. Die Software läuft bei uns im Alphatest, und sie läuft inzwischen sehr gut. Auf dem Weg dahin haben wir gelernt, wo Betreibern im Büro wirklich die Zeit verloren geht.

In 30 Sekunden:

• CampsiteHero ist eine Campingplatz-Software aus Deutschland, entwickelt zusammen mit einem Platz bei Thedinghausen, der sie im Alphatest nutzt.
• Die größten Zeitfresser im Büro: Anfragen per Mail und Telefon, Stornierungen, Sprachbarrieren, die Belegung in der Excel-Liste, Rechnungen bis zu DATEV und die monatliche Meldung für die Beherbergungsstatistik.
• Unser Prinzip: Der Betreiber stellt alles selbst ein, von der Altersgrenze für Jugendliche bis zur Stornostaffel.
• Auftakt einer Serie: Jeder dieser Punkte bekommt einen eigenen Beitrag.

„Kannst du das mal eben einprogrammieren?“

Am Anfang stand die Frage: Was muss so ein Prototyp mindestens können, damit er überhaupt nützt? Parzellen anlegen, Platzkategorien, Preise, Personenkategorien wie Erwachsene, Kinder und Jugendliche. Je länger wir darüber nachgedacht haben, desto klarer wurde: Fest vorgeben lässt sich davon kaum etwas. Schon die Frage, was auf deinem Platz ein Jugendlicher ist, beantwortet jeder Platz anders. Wie alt ist er mindestens, wie alt höchstens?

Also haben wir früh entschieden: Der Betreiber richtet das selbst ein, so wie er es braucht. Ohne mich anrufen zu müssen mit der Frage: „Kannst du das mal eben einprogrammieren?“ Das war die erste Erkenntnis. Die zweite kam, als das Grundkonzept stand: Wo tut es Betreibern eigentlich am meisten weh?

Schmerz 1: Anfragen, die jeder anders schreibt

Zettelwirtschaft, Excel, Formulare auf der Website, die als Mail eintrudeln, und Mails von Gästen, die ihre Anfrage so formulieren, wie es ihnen gerade einfällt. Das alles muss gelesen, übertragen und oft nachgefragt werden: Geht auch eine andere Parzelle? Ein anderer Tag? Wir sind leider voll.

Der größte Schmerz dahinter klingt erst einmal komisch: Die Gäste können sich nicht selbst organisieren. Dabei weiß der Gast genau, wann er kommen will, mit welchem Vehikel und mit wie vielen Leuten. Wenn er das selbst in ein System einträgt, statt dass der Betreiber es abtippt, landet es sauber und einheitlich in einer Datenbank. Das spart Zeit, und die Fehlerquote sinkt deutlich.

Schmerz 2: Sprachbarrieren

Besonders spannend wird es, wenn die Anfrage auf Niederländisch kommt oder in holprigem Deutsch, per Mail oder am Telefon. Natürlich kann man Niederländisch lernen, dann noch Französisch und Spanisch, und dann ist das alles gar kein Problem. Aber das kann eben nicht jeder.

Auf dem Campingplatz sind alle per Du, und mit Händen und Füßen klappt es irgendwie. Aber es kostet Zeit, vorne an der Schranke beim Check-in genauso wie im Büro, wo die Buchung angelegt wird. Wer selbst online bucht, braucht diese Übersetzungsarbeit nicht. Die Buchungsstrecke von CampsiteHero gibt es deshalb in 20 Sprachen.

Schmerz 3: Stornierungen

Buchungen werden storniert, weil Leute krank werden, umplanen oder eine Woche später fahren wollen. Einer der ersten Wünsche unseres Betreibers war deshalb: Kann der Gast über einen Link in seiner Mail selbst stornieren? Er kann.

Dahinter steckt ein zweites Thema. Unser Betreiber war oft sehr kulant. Wer wenigstens noch anrief, dass er kurzfristig, also am Anreisetag, nicht kommen kann, bei dem hat er Kulanz walten lassen. Schwieriger war es, wenn jemand per Telefon oder Mail reserviert hatte und dann einfach nicht auftauchte. Geht man hinterher? Nimmt man eine Stornogebühr? Schaltet man womöglich ein Inkasso ein?

In der Hotellerie ist das längst geregelt: flexible Tarife, die etwas mehr kosten, oder Staffeln wie „bis 30 Tage vor Anreise kostenlos, bis 10 Tage 50%, bis 1 Tag vorher 90%“. Wir haben das wieder dem Betreiber überlassen. Er entscheidet, ob er überhaupt eine Stornierungsrichtlinie haben will und wie fein sie gestaffelt ist. Sagt ein Gast dann drei Tage vorher ab und die Richtlinie sieht bis zehn Tage vorher 50% vor, entsteht die Rechnung automatisch und geht per Mail raus.

Das ist auch für den Gast fairer. Er hat die Bedingungen beim Buchen gesehen und bestätigt, statt sie am Telefon erklärt zu bekommen oder als Textbaustein in einer Mail. Beide Seiten wissen, woran sie sind. Und wer kulant sein will, kann die Rechnung natürlich trotzdem stornieren. Was passiert, wenn jemand gar nicht zahlt, entscheidet jeder Betreiber selbst.

Schmerz 4: Die Karte, die 70 Megabyte wog

Viele Plätze haben einen gezeichneten Lageplan im Clipart-Stil: Parzellen, Sanitärhaus, Spielplatz, eine Legende. Unserer war am Ende 60 bis 70 Megabyte groß. So etwas auf dem Handy zu laden, ergibt keinen Sinn. Verkleinern und komprimieren hilft nur bis zu dem Punkt, an dem man nichts mehr erkennt. Heute legt CampsiteHero den eigenen Lageplan als Kacheln über die Karte, wie ein Kartendienst: Geladen wird nur der Ausschnitt, den der Gast gerade ansieht. An jeder Parzelle lassen sich außerdem Fotos, eine Beschreibung und Details hinterlegen.

Unser Platzwart hätte am liebsten gleich Drohnenflüge und 360-Grad-Fotos gehabt. Und dann kamen wir ins Spinnen, vom Hundertsten ins Tausendste: ein kleines Navi ab der Schranke bis zur Parzelle, eine Anzeige, wie der Wohnwagen stehen darf, Parzellen per GPS vermessen und nach Quadratmetern abrechnen. Geplant ist davon nichts. Aber man kommt wirklich ins Träumen, was sich alles digitalisieren ließe.

Von einem anderen Betreiber weiß ich, was dabei nicht verloren gehen darf: der menschliche Kontakt. Beim Check-in lernt man sich kennen, gibt ein paar Worte mit auf den Weg und bekommt ein Gefühl für den Gast. Und wenn es voll wird, muss man am Tresen spontan umplanen können. Das muss eine Software zulassen, nicht verhindern.

Schmerz 5: Die Excel-Liste, an der drei Leute gleichzeitig arbeiten

Unser Betreiber hat lange mit Excel-Listen gearbeitet. Wer eine Parzelle vergeben will, scrollt sich einen Wolf, um zu sehen, ob sie frei ist. Mit Routine geht das, aber es kostet jedes Mal Zeit. Richtig schwierig wird es, wenn mehrere Leute gleichzeitig an der Liste arbeiten: Im Büro ruft jemand an, vorne an der Anmeldung steht ein Gast, der für nächste Woche reservieren will, und parallel kommt eine Mail rein. Gemeinsames Bearbeiten ist heute zwar möglich, aber man kommt sich trotzdem in die Quere. Und es braucht Einrichtung und Übung, Zeit, die in der Saison fehlt.

Dazu kommt der Anruf, den man sich merkt und erst eine halbe Stunde später einträgt. Dann kann es schon zu spät sein. Im Belegungsplan von CampsiteHero sehen alle denselben Stand, und was online gebucht wird, steht sofort mit drin.

Schmerz 6: Rechnungen, die erst noch zu DATEV müssen

Eine Rechnung zu erstellen, ist nur der halbe Weg. Sie muss auch in die Buchhaltung. Unser Betreiber arbeitet mit DATEV und wollte nicht mehr jede Rechnung herunterladen, bei DATEV hochladen und dort zuordnen. Heute gibt es zwei Wege: den DATEV-Export der Buchungsstapel oder den automatischen Versand der Rechnungen per Mail an DATEV. Die Rechnungen gibt es außerdem als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format, die DATEV direkt lesen kann.

Die DATEV-Anbindung ist neu. Wir lernen mit jedem Steuerbüro dazu und freuen uns über jede Rückmeldung.

Schmerz 7: Die Mücke am Monatsende

Ganz frisch auf meinem Zettel: die monatliche Meldung für die Beherbergungsstatistik. Campingplätze mit mindestens zehn Stellplätzen melden jeden Monat an ihr Statistisches Landesamt, wie viele Gäste angereist sind, wie viele Nächte sie geblieben sind und woher sie kommen. Unser Betreiber hat dafür am Monatsende Rechnungen durchforstet und zusammengetragen, wer aus welchem Land da war. Das kostet ein, zwei, vielleicht drei Stunden im Monat. Vor allem aber nervt es, wie eine Mücke, die immer wieder sticht. Dazu kommen die Meldescheine für Gäste aus dem Ausland, eine eigene Pflicht, über die ich in dieser Serie gesondert schreibe.

Die Beherbergungsstatistik steht bei uns auf der Website als „Coming soon“: Die Meldung soll direkt aus den Buchungen entstehen. Dann ist das Thema durch. (Stand: September 2026. Verbindlich ist, was dein Statistisches Landesamt vorgibt.)

Eine Stunde früher Feierabend

Auf einem Campingplatz gibt es wahnsinnig viel zu tun, und die Büroarbeit ist meistens der nervigste Teil davon. Sie hält von Dingen ab, die vielleicht wichtiger sind. Und in der Saison, die auf den meisten Plätzen, die ich kenne, von Frühling bis Herbst geht, sind lange Tage ganz normal. Ich baue CampsiteHero, damit die Menschen, die damit arbeiten, weniger Stress haben. Und wenn es nur darum geht, abends mal eine Stunde früher Feierabend zu machen und den Tag zu genießen.

Mit mehr Plätzen werden wir sicher Dinge entdecken, an die wir noch nicht gedacht haben. Genau dafür gibt es die Beta. In den nächsten Beiträgen nehme ich mir jeden dieser Schmerzpunkte einzeln vor: was dahintersteckt, was er kostet, was rechtlich gilt und wie wir ihn gelöst haben.

Und jetzt du: Was kostet dich im Büro am meisten Nerven? Nicht die Rückenschmerzen, die Verwaltung. Wo würdest du sagen: Wenn das automatisch ginge, hätte ich viel weniger Stress? Schreib es uns.

Häufige Fragen

Welche Büroarbeit kostet Campingplatz-Betreiber am meisten Zeit?

Aus unserer Erfahrung: Anfragen per Mail und Telefon, Stornierungen, Sprachbarrieren, die Belegungsübersicht in Excel, Rechnungen bis zur Buchhaltung und monatliche Meldungen wie die Beherbergungsstatistik.

Kann ich eigene Altersgrenzen für Kinder und Jugendliche festlegen?

Ja. In CampsiteHero legst du deine Gästekategorien selbst an, jeweils mit eigenem Altersbereich.

Können Gäste ihre Buchung selbst stornieren?

Ja, über den Link in ihrer Buchungsmail. Die Gebühr richtet sich nach deiner Stornostaffel, und die Rechnung entsteht automatisch.

Übergibt CampsiteHero Rechnungen an DATEV?

Ja, als DATEV-Export oder per Mail direkt an DATEV. Rechnungen gibt es außerdem als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format.

Übernimmt CampsiteHero die Meldung für die Beherbergungsstatistik?

Noch nicht. Die Funktion ist angekündigt.